|
|
|
|
|
e-Procesi
Končno učinkovita administracija:
najbolj enostavna rešitev za digitalizacijo postopkov priprave, obravnave in
odobravanja dokumentov.
Izzivi
Pri poslovanju se srečujete z množico dokumentov, udeleženi ste v celi
vrsti administrativnih postopkov. Pri tem največkrat sodelujete bodisi s kolegi
iz oddelka bodisi z zaposlenimi na drugem koncu podjetja. Vaše delo vključuje
uporabo pisarniških programov, dokumente si pošiljate prek elektronske pošte in
jih shranjujete v svoj računalnik in na skupne diske, za pridobivanje
informacija pa sodelavce najraje pokličete na telefon. Velikokrat pa dokumente
tudi natisnete.
Takšni postopki so neučinkoviti, nepregledni
in prav kličejo po napakah: - dokumenti so shranjeni na več mestih, velikokrat ni jasno,
katera verzija je prava;
- nimate
vpogleda v to, kaj sodelavci naredijo niti pregleda nad tem, kako daleč je
dokument v obdelavi;
- odgovornosti niso jasne, prihaja do podvojevanja nalog ali pa
naloge sploh niso opravljene ;
- informacije in dokumenti se izgubljajo;
- za iskanje informacij in usklajevanje s
sodelavci porabite veliko časa;
- postopki potekajo prepočasi, zato prihaja do zamud;
- odkrivanje napak je dolgotrajno, napake
se ponavljajo;
- preteklega dela
in pridobljenega znanja ne morete enostavno uporabiti pri novih nalogah;
- stroški rastejo zaradi
povečevanja obsega prejete ter interne papirne dokumentacije ter hitre rasti
podatkov.
Rešitev
Dokumentni sistem eGenDoc z modulom e-Procesi zagotavlja popolno
digitalno izvedbo administrativnih postopkov od priprave do potrjevanja in
shranjevanja dokumentov.
Modul e-Procesi uporabite za izdelavo,
usklajevanje in podpisovanje standardnih poslovnih dokumentov, kot so recimo
ponudbe in pogodbe. Lahko pa z njim podprete tudi sodelovanje pri pripravi ter
razdeljevanje različnih internih dokumentov, kot so poročila, zapisniki in
zahtevki.
Z e-Procesi omogočite, da dokumentne vedno prejmejo
pravi ljudje in v pravilnem vrstnem redu: - dokumente in pripadajoče delovne tokove enostavno kreirate iz
predlog;
- delovni postopki se
izvajajo na osnovi poslovnih pravil in odgovornosti;
- vedno imate takojšen vpogled v status dokumenta in
aktivnosti sodelavcev;
- s
sodelavci komunicirate na ravni dokumenta;
- različni pregledi in možnosti za iskanje vam poenostavljajo
dostop do informacij iz preteklih dokumentov;
- vgrajeni avtomatizmi in opomniki zagotavljajo, da se postopki
izvedejo v predvidenem času;
- dokumenti so varno shranjeni in zaščiteni pred izgubo;
- dokumenti in vse različice se
hranijo na enem mestu – ni nepotrebnih kopij;
- po podjetju krožijo samo digitalni dokumenti, kar odpravlja
potrebo po tiskanju in shranjevanju papirne dokumentacije.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
